竣（交）工文件材料立卷归档要求
一、编制依据
1、中华人民共和国国家标准GB／T11822-2000《科学技术档案案卷构成的一般要求》。
2、中华人民共和国国家标准GB/T11821-2002《照片档案管理规范》。
3、中华人民共和国档案行业标准DA／28－2002《国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范》。
4、中华人民共和国行业标准JTGF80/1-2004《公路工程质量检验评定标准》。
5、国家档案局国家发改委档发[2006]2号《重大建设项目档案验收办法》
6、交通部交办发[1992]100号《交通文件材料立卷归档办法》。
7、交通部交办发[1992]121号《交通部关于印发交通档案管理和交通文件材料立卷归档统一表格式样的通知》。
8、交通部交办发[2001]390号《公路工程竣工文件材料立卷归档管理办法》。
9、交通部2004年第3号令《公路工程竣（交）工验收办法》。
10、交通部交公路发【2004】446号《关于贯彻执行公路工程竣交工验收办法有关事宜的通知》。
二、竣工文件材料的分类
竣工文件材料按交通部交办发[2001]390号《公路工程竣工文件材料立卷归档管理办法》归档，共分八个部分：
第一部分；可行性研究
第二部分；设计基础材料
第三部分；设计文件
第四部分；工程管理文件
第五部分；施工文件
第六部分；监理文件
第七部分；竣工文件
第八部分：科研
三、竣工文件材料的整理、立卷
（一）竣工文件材料按不同阶段或性质进行整理和排列。主要应注意以下几点：
1、综合文件材料主要是在项目准备阶段形成的涉及广泛的文件。可行性研究、设计基础材料、设计文件、工程管理文件。
2、施工资料应按合同段、分期工程施工工序、问题、时间排列组卷。
3、监理资料由监理单位按阶段、问题分类整理组卷.
4、竣（交）工资料由项目建设单位负责组卷。
（1）竣（交）工验收文件及单项工程验收文件要严格按交通部2004年3号令要求的内容组卷。
5、决算和审计文件由项目建设单位负责组卷。
6、照片、录音带、录像带、磁带（光盘、软盘）等声像资料
（1）整理、立卷：公路工程建设中形成的照片、录音带、录象带、磁带（光盘、软盘）等声像资料，按声像、照片、磁性载体档案管理规定、规范立卷归档。
从立项到施工（隐蔽工程）到竣工及项目主要活动等，要全面反映项目建设的全过程，其中照片要按施工进展顺序和项目主要活动分别组成案卷，排列顺序。
（2）照片档案
①公路工程建设中形成的照片与底片（有则存档）一同放在专用的照片档案盒中保存，照片可用数码相机拍照。
②照片档案卷内目录：包括照片题名、照片文字说明、照片编号。
③照片题名：题名应简明概括、准确反映照片的基本内容，人物、时间、地点、事由等要素尽可能齐全。
④照片文字说明：包括事由、时间、地点、人物、背景及摄影者。
a.事由：照片影像所反映事件、事物的情由；
b.时间：事件发生或事物变化、产生的时间和拍摄时间；
c.地点：被摄物所在的具体地点；
d.人物：照片影像上主要人物的姓名、身份；
e.背景：对提示照片影像主题具有一定作用的背景；
f.摄影者：照片的拍摄单位和拍摄人。
⑤照片编号：包括照片号、底片号（有则编写）和参见号。
a.照片号：案卷内照片的顺序号；
b.底片号：案卷内底片的顺序号（应与照片的档号保持一致）；
c.参见号：是与本张（组）照片有联系的其他档案的档号。
⑥卷脊内容要与卷内目录内容相同。
(3) 录音带、录像带、磁带（光盘）等到归档的磁性载体文件
①必须是可读文件，必须在有关的设备上演示或检测运转正常的，无病毒，清洁，无划伤，确保文件的完整性和内容的准确性。
②归档的磁性载体文件应由文件形成部门编制归档说明，必须贴上标签，一式两份（A、B盘），一份作为保存件，不得外借。
8、公路工程建设中形成的文书往来文件材料立卷归档：卷内反映同一问题的文件材料应排列在一起，按时间顺序或重要程度排列。卷内文件一般批复在前，请示在后；结论性文件在前，依据性文件在后；正文在前，附件在后；印件在前，定稿在后；原件在前，复印件在后；图文混和材料文字在前，图样在后；
9、竣工图的编制
（1）竣工图：a.施工图没有变动的，由竣工图编制单位在施工图上加盖并签署竣工图章作为竣工图；
b.凡有一般性图纸变更及符合杠改或划改要求的变更的，可在原图上修改，加盖并签署竣工图章作为竣工图；
c.涉及结构形式、工艺、平面布置、项目等重大改变及图面变更面积超过35%的，应重新绘制竣工图。重绘图按原图编号，末尾加注“竣”字，或在新图图标内注明“竣工阶段”加盖并签署竣工图章；
d.重复使用的标准图通用图可不编入竣工图中，但必须在图纸目录中列出图号，指明该图所在位置并在编制说明中注明；
（2）竣工图章：尺寸为80mm×60mm，红色，包括编制单位名称、编制人、技术负责人、编制日期、监理单位名称、监理人及标明是×××竣工图，并且相关人员签字及其他文字填写要齐全、清楚，竣工图章应盖在竣工图右下方的空白处。
（3）图纸的折叠：图纸可以按GB/T10609.3-1989《技术用图复制图的折叠方法》，统一折叠成297mm×210mm大小，底图不折叠，平放在专用底图柢内；大于1号纸的底图也可卷放装筒。
10、卷内文件材料排列顺序。（总结）
（1）管理性文件按问题或重要程度排列；
（2）项目技术文件材料按管理、依据、施工记录、检测实验、评定、证明及时间顺序排列；
（3）设备文件材料按依据性、设备开箱验收、随机图样、设备安装调试和设备运行维修等材料排列；
（4）竣工图按里程、专业、图号排列；
（5）卷内文件材料一般文字材料在前，图样在后；
（二）案卷应符合以下要求:
1、一般卷内文件装订成一册为一本案卷（一盒），也可一本案卷内装几册文件。
2、案卷应由案卷封面、卷脊、卷内文件目录、卷内文件和备考表组成。每卷内容排列顺序为：案卷封面—卷内目录—文件—备考表。
3、案卷封面和卷脊：
4、卷内目录、备考表及总目录。
(1)卷内文件目录应放在卷内文件的首页之前，备考表放在卷内文件的最后一页。
(2) 卷内目录的第一页与其他页格式不同。
第一页应包括：归档日期、编制单位、档案编号、保管期限、编制日期、卷内页数、案卷题名和顺序号、文件编号、责任者、文件材料题名、日期、页次及备注。
第二页以后则只有文件的顺序号、文件编号、责任者、文件材料题名、日期、页次及备注。
（3）卷内目录
（4）备考表
填写准确，签字或盖章齐全，必须是红章。
内容包括卷内文件说明、立卷人、检查人、立卷时间、其中，卷内文件说明要标明卷内文件共多少卷、第多少卷,共多少页.
（5）总目录
除总登记序号一项外其他各项都要与案卷封面及卷内目录相同。
①总登记序号：是指整套档案排列的顺序号，用阿拉伯数字从1起依次标注
②总目录应每套一式两份。
卷内目录也应每套一式二份，一份订入案卷，一份汇总装订成册。
5、卷内文件应符合以下要求：
（1）归档文件材料要齐全，没有缺页、串页及夹有空白页，书写工整，字迹、线条清楚。纸张便于长期保管，格式统一，纸张幅面为国际标准A4型纸（297mm×210mm）、70g/m2、木浆、亮白纸的要求。应使用黑色碳素笔书写。凡由易褪色书写材料制成的文件材料应复印保存。打印一律用激光打印机打印，不得用针式打印机和喷墨打印机打印。
（2）卷内文件的页号：卷内文件有书写内容的页面均应编写页号；页号编写位置：单面书写文件在右下角；双面书写文件，正面在右下角，背面在左下角；图样的页号编写在右下角，或标题栏外右上方；归档文件属符合档案保管要求的成套图样或印刷成册文件，已编有页号的只需在卷内文件目录页次中填写册数；各卷之间不连续编页号。每卷从1开始，顺序排号，用卡号机卡卡号，页号颜色为黑色。
6、卷内文件的装订：
a. 装订前去除原用于装订的金属物，以免锈蚀纸张。
b.每卷厚度：文件材料一般以2cm为宜，如同类文件数量较多，可分成几卷，但每卷要有各自的卷皮、目录和备考表，并在卷盒及卷皮的案卷题名中揭示内容。
c.文字材料装订时要四边取齐或右齐下齐。
d.对批语、签署意见写在文件装订线上的，应将左边粘贴补宽；对纸张规格大小差别较大的文件应适当补贴或折叠。（按其他纸张大小将右边、下边折叠对齐，右上角空白处加盖档号章，档号章内容包括该份文件不可大于卷皮）
e.图纸可不装订，但每份需在所在案卷的档号和在本案卷中所在序号，尺寸为50mm×20mm。
四、其它相关说明
1、卷内目录填写内容字体全为5号字。
2、卷内目录排在卷内科技文件材料的首页，卷内备考表排列在卷内文件材料之后。
3、卷内备考表、卷内目录不编页码，每卷资料页码数字大小应统一，页号为黑色原子印油。
4、卷内目录填写为（共 卷 第 卷）。
5、案卷内管理性科技文件材料按问题排序。（见卷内目录样本）。
6、产品、科研课题、基建项目等文件材料按其结构或阶段等分别组卷。（见卷内目录样本）
7、科技档案总目录案卷题名和卷内目录中的案卷题名与脊背签中的内容三者相统一。
8、照片档案在填写在总目录页次中应标注**张。在交工验收报告中竣工图以张为单位填报数量。
9、所有竣工图应由编制单位逐张加盖并签署竣工图章，竣工图章应使用红色印泥，盖在竣工图右下方的空白处。并一定要标注“K***-K***段×××竣工图”字样。
10、总目录按省交通厅黑交办[2001]347号“黑龙江交通厅关于印发《黑龙江省交通厅工程交工竣工文件材料立卷归档管理实施细则》的通知”中的总目录样式用Excel打印。同时各单位要编写各自的临时档案号，档案号要从1开始编写 。
11、总目录应每套一式二份，卷内目录也每套一式二份，一份订入案卷，一份汇总装订成册。
12、竣工资料归档完成后，各标段将打印好的总目录，卷内目录，总目录软盘或光盘交于指挥部，输入指挥部的微机中，以便整体编号并移交使用。
五、竣工资料归档存在的问题
1、各标段归档时未按交通部交办发[2001]390号《公路工程竣工文件材料立卷归档管理办法》中要求的顺序进行归档。
2、归档的文件无原件，在备考表中未标注。
3、总目录案卷题名过于简单与卷内目录、卷脊内容不统一。
4、组卷不合理过细。（一份文件为一卷）
5、备考表内容填写有打印的有用阿拉伯数字手写的，还有用大写的数字不统一。
6、原材料及检测汇总表日期及人员签字为打印。
7、竣工图不装订，未卡档号章。
8、照片档案六要素填写不全，卷内目录、备考表不填写内容。
9、出厂合格证及材质单有复印件，只是复印件卡页码，原件未卡页码，或无复印件。
10、总目录中页数与卷内目录页数及实际文件材料页数不统一，有缺页、串页及夹有空白的。
11、卷内目录和脊背签打印均不正确，未按问题、结构等分类。如房建标段总计为30卷，每份卷脊打印为（共三十卷 第一卷）；（共三十卷 第二卷）……
12、文件材料盖章时纸张污染严重不洁净。
