关于印发《福建省高速公路建设项目档案管理实施细则（试行）》的通知

各设区市高指、路段公司：

为进一步规范全省高速公路建设项目档案管理工作，保证项目档案管理与项目建设进程同步，省高指（省公司）制定了《福建省高速公路建设项目档案管理实施细则（试行）》。现印发给你们，请认真贯彻执行，在试行过程中若有什么建议和意见请向省高指（省公司）办公室反馈。

                                        二00四年八月二十四日

主题词： 高速公路  档案  管理  通知

抄送：省档案局、省交通厅、本公司领导、总工、工程处、总工办

福建省高速公路建设项目档案管理实施细则

（试行）

第一章           总  则

第一条  为深入贯彻《福建省高速公路建设项目档案管理办法》，保证建设项目档案的完整、准确、安全和有效利用，根据《中华人民共和国档案法》、《基本建设项目档案资料暂行管理规定》、《公路工程竣工文件材料立卷归档管理办法》、《公路工程竣（交）工验收办法》、GB/T11822-2000《科学技术档案案卷构成的一般要求》、《福建省建设项目（工程）竣工档案验收细则》、《福建省重点建设项目档案移交办法》等有关法律、法规、规章和规定，结合本省高速公路工程项目实际，特制定本实施细则。

第二条  本省区域内从事高速公路及高速公路连接线建设工程的新建、改建、扩建等有关活动的参建单位，必须遵守本实施细则。

本实施细则所称建设工程，是指土建工程、房建工程、绿化工程、及机电工程。

第三条  高速公路建设项目档案是指从高速公路建设项目的提出、立项、审批、征地拆迁、招投标、勘察设计、施工、竣工到工程管理全过程中形成的应当归档保存的不同类型载体的档案资料（包括文件材料、图表、计算材料、声像材料、电子文件等）。

第二章  管理职责

第四条  各路段业主、设计、施工、监理单位应按《福建省高速公路建设项目档案案卷质量标准》中的组卷职责，做好建设项目文件材料的收集、整理、立卷、归档工作。

第五条  负责高速公路建设项目监理工作的各级监理部门，应保证工程建设项目监理档案资料完整、准确的同时，将承包人项目文件材料的形成、收集、整理工作纳入监理职责范围。

第六条  项目建设单位（路段业主）负责组织、协调和指导设计、施工和监理单位编制、整理项目档案。

第七条  建设项目在竣工验收前必须进行档案的单项验收，没有经过档案单项验收的工程，不能提交工程竣工验收。需要验收的建设项目档案，应在竣工验收前由各路段向省高指申请验收，并提供有关项目档案资料收集、整理、归档情况的文字材料，以及工程项目总目录、竣工档案分类目录等材料，再由省高指向省交通厅、省档案局申报，经省交通厅和省档案局审查符合标准要求的再组织档案验收。

第三章  业务管理

第八条    各路段业主与设计、施工、监理单位签订合同或协议时，应设立档案管理专门条款，明确档案整理依据和移交内容、载体、套数、时间等要求。

第九条    各路段业主、设计、施工和监理单位应在项目建设一开始就建立建设项目档案工作管理网络，确定档案工作的分管领导，配备与档案任务相适应的专（兼）职档案人员，负责文件材料的收集、整理、立卷、归档和利用工作。

第十条  各设计、承包人项目档案管理机构应在项目负责人指导下，制订档案管理制度、档案利用制度、档案保密制度、档案资料的汇总整理制度和图纸更改制度，切实保证档案管理的制度化和规范化。

第十一条 各参建单位应建立档案工作的“四列入”和“三参加”制度，“四列入”即将基建工程文件材料的形成、积累、整理、归档工作列入工程计划管理工作；列入施工管理及考核范围；列入有关领导和工程技术人员岗位职责；列入经济责任制。“三参加” 即建设项目专职或兼职档案人员要参加设备开箱、参加各单项验收和基建项目总验收、参加项目技改鉴定。

第十二条 各路段业主均应设立与工作任务相适应的档案库房并配置必要的档案装具和保护设备，其费用应按国家规定列入工程概算。档案库房的管理应达到《福建省档案安全管理规范（暂行）》（闽档[2001]20号）的要求。

第十三条 各建设项目应根据本专业的具体情况，参照《福建省高速公路建设项目文件材料归档范围及保管期限》，制定该建设项目档案的归档范围和保管期限表。

第十四条 建设项目档案的分类应科学、准确，编号合理，分类方案和编号方法依据《福建省高速公路建设项目档案分类编号规则》执行。

第十五条 建设项目档案组卷应合理，归档的案卷要符合《福建省高速公路建设项目档案案卷质量标准》的要求；路段业主单位要做好整个建设项目档案的汇总、案卷排列和检索工具的编排工作。

第十六条 各路段业主应督促各承包人及时做好竣工图的编制工作，并负责竣工图的审核。竣工图的编制应符合《福建省高速公路建设项目档案竣工图编制要求》。

第十七条 建设项目档案应编制档案案卷目录，保证档案及时、准确地提供生产、管理、维护、改扩建等利用需要。

第十八条 设计、施工、监理单位应在工程交工验收后三个月内向路段业主移交项目档案资料。

第十九条 各路段业主对其建设项目档案资料进行收集、整理、汇总、编目后，将所有建设项目档案缩微扫描制成缩微品和光盘，按规定向省档案馆移交一套工程凭证类档案（缩微品）、工程竣工类档案（缩微品）和竣工图（纸质），向省交通厅移交两套（其中一套备交交通部档案馆）工程凭证类档案（光盘）、工程竣工类档案（光盘）和竣工图（纸质），向省高指移交两套完整的竣工档案（光盘）和一套竣工图（纸质），其制作费用由各档案立卷单位承担。

第二十条 档案移交工作应在工程竣工验收后三个月内完成。

第四章  附则

第二十一条  本实施细则由省高指负责解释。

第二十二条  本实施细则自公布之日起执行。

附件 ：

1、福建省高速公路建设项目档案分类编号规则

      2、福建省高速公路建设项目文件材料归档范围及保管期限规定

      3、福建省高速公路建设项目档案案卷质量标准

      4、福建省高速公路建设项目档案的移交及汇总

5、福建省高速公路建设项目档案分类大纲

      6、福建省高速公路建设项目文件材料归档范围及保管期限

7、福建省高速公路建设项目竣工图编制要求

附件2：

福建省高速公路建设项目档案分类编号规则

1.主题内容与适用范围

本规则包括福建省高速公路建设项目档案的实体分类规则、分类方法、类目设置和类目标识。

本规则适用于全省高速公路建设项目档案的分类、编号、整理、检索和排架管理。

2.术语

2.1  高速公路建设项目档案

高速公路建设项目档案是指从高速公路建设项目的提出、立项、审批、勘察设计、施工、竣工到工程管理全过程中形成的应当归档保存的文件材料。

2.2  类目

类目是档案分类的基本单位，是构成档案分类表的主要成份。

2.3  类号

类号是类目的标识符号，用以表示类目在分类体系中的位置和排列顺序。

3.分类原则

高速公路建设项目档案分类原则是以高速公路建设项目文件材料为对象，依据项目建设过程和管理职能，结合文件材料内容及其形成特点，保持文件材料之间的有机联系，便于科学管理和开发利用。

4.标识符号

4.1  高速公路建设项目档案分类号码采用汉语拼音和阿拉伯数字相结合的方法。

4.2  不同层次类号之间用间隔符号“· ”分开，类号与案卷号之间用“—”隔开。

4.3  高速公路建设项目档案分类主表和辅助表各设三级类目，考虑到我省高速公路建设阶段性的特点，各项目档案分类号前应置一标识号，统一采用建设项目名称的第一个汉语拼音字母。例：福建省泉厦高速公路建设项目档案用“QX”表示；如果建设项目为若干个路段业主负责建设，则在建设项目名称的拼音字母右下标加地区代号，福州地区—1，莆田地区—2，泉州地区—3，厦门地区—4，漳州地区—5，龙岩地区—6，三明地区—7，南平地区—8，宁德地区—9。例：福建省三福高速公路建设项目档案用“SF”表示，福州段表示为“SF₁”，南平段表示为“SF₈”，表示为“SF₇”。