附件3：

福建省高速公路建设项目档案案卷质量标准

1.主题内容与适用范围

本标准规定了高速公路建设项目档案案卷内在质量和外观质量的要求。

本标准适用于我省高速公路建设项目档案案卷质量的管理。

2.术语

2.1文件材料

是指记录和反映高速公路建设中形成的文电、图表、声像、电子文件等不同形式载体的文件总称。

2.2案卷

是指由互相联系的若干文件材料组合而成的档案保管单位。

2.3  卷内目录

是指案卷内每一份文字材料或每一张图样的明细表，它对于管理和使用案卷具有重要作用，它排列在卷内文件材料的首页之前。

2.4  卷内备考表

是用记载和说明归档前和归档后案卷内文件基本情况和变化情况的一种工具，它排列在卷内文件之后。

2.5  档号

即案卷的编号或代号，是档案部门用以反映案卷内容特征和管理特征的一组符号，包括工程档案分类号和案卷顺序号。

2.6  分类编号方案

是建设项目档案进行分类编号的指导性文件，它以文字或图表的形式规定档案的分类方法、分类结构、类目名称及相应的代字代号含义。

3.文件材料的整理

3.1  分类编号方案的编制

各路段业主应根据该路段建设项目实际情况，编制适用本路段的高速公路建设项目档案分类编号方案。

3.2  档案的分类和编号

3.2.1  档案的分类、编号办法参照《福建省高速公路建设项目档案分类编号规则》执行。

3.2.2  档案编号的代字、代号含义要准确，要同档案的分类方法、分类结构层次和排架顺序相一致。

3.2.3  在每一案卷目录内不得出现重复的档案编号。

3.3  档案的组卷

3.3.1  组卷的职责

3.3.1.1  工程凭证类、工程设计类（不含设计图纸）、工程竣工类（不含竣工图）、工程管理类文件材料由业主单位负责组卷。

3.3.1.2  工程设计类文件材料（主要是各设计阶段图纸）由设计单位负责组卷。

3.3.1.3  工程施工类（分类主表31~38）及工程竣工图表、工程声像材料由承包人负责组卷。

3.3.1.4  工程施工类中有关监理文件材料（分类主表施工类39）由监理单位负责组卷。

3.3.1.5  工程科研类文件材料由承担科研课题单位负责组卷。

3.3.1.6  以上文件材料由相应单位按有关规定整理、组卷后向路段业主移交汇总。

3.3.2  组卷的要求

3.3.2.1  文件材料按照《福建省高速公路建设项目档案分类编号规则》和《福建省高速公路建设项目档案分类大纲》分类组卷。

3.3.2.2  组卷必须遵循高速公路建设项目文件的自然形成规律和成套性特点，保持卷内文件的有机联系，分类科学，组卷合理。

3.3.2.3案卷内文件的保存价值和密级应基本一致。

3.3.2.4案卷内文件材料必须齐全、完整、准确。

3.3.2.5案卷内文件材料的载体和书写材料应符合耐久性要求。不能用热敏纸、铅笔、圆珠笔、红墨水、纯蓝墨水，复写纸等不耐久的字迹材料书写；凡为易褪色材料形成的并需要永久和长期保存的文件（如原材料出厂证明等），应附一份复印件，同时将原件裱糊在复印件的背面（空白面）。

3.3.2.6竣工图、表要统一缩成A3格式后组卷（除房建竣工图外）。

3.3.3  组卷的方法

3.3.3.1  按结构组卷，就是按照文件内容所涉及的不同结构分别组卷。此方法主要适用于设备文件。

3.3.3.2  按单位工程组卷，就是按照工程项目所划分的不同单位工程分别组卷。此方法主要适用于施工文件。

3.3.3.3  按工序或阶段组卷，就是根据工程的建设工序或阶段，把反映同一工序或阶段的文件组成案卷。此方法适用于设计文件。

3.3.3.4  按专业组卷，按照文件内容所涉及的专业分别组卷。比如设计和施工图样，可以按建筑、结构、电气、通风、给排水等不同专业分别组卷。

3.3.3.5  按问题组卷，就是按照文件反映的不同问题分别组卷。比如工程凭证类、工程管理类。

3.3.3.6  按名称或文件性质组卷，前者是按照文件的不同名称，如按设计任务书、初步设计文件、变更设计文件等分别组卷；后者是按照文件的不同性质，如按原始基础性文件、中间过程性文件等分别组卷。

3.3.3.7  按地区组卷，就是按照文件反映的地区分别组卷。主要适用于土地审批、征地拆迁补偿协议等文件。

3.3.3.8  按时间组卷，就是按照文件所反映或形成的时间分别组卷。比如，监理月报、工地例会等。

3.4  案卷保管期限的划分

3.4.1  各建设项目应结合本建设项目档案特点确定档案保管期限，案卷保管期限的划分参照《福建省高速公路建设项目档案归档范围及保管期限》执行。

3.4.2  原则上不同保管期限文件材料应分别组卷，如果同一案卷中出现有不同期限的文件材料情况，案卷保管期限应从长确定。

3.5  卷内文件材料排列要求

3.5.1  管理性文件材料按问题、时间或重要程度排列。

3.5.2密不可分的文件材料，要依序排列在一起，即批复在前，请示在后；正件在前，附件在后；印件在前，定稿在后；译文在前，原文在后；转发文件在前，被转发文件在后；文字材料在前，图样在后；施工记录汇总材料在前，原始材料在后；试验台帐在前，试验报告、记录在后；单位工程评定表在前，分部、分项工程评定表在后。

4.案卷编目要求

4.1  卷内文件页号的编制

4.1.1  卷内文件均以有书写内容的页面编写页号，采用阿拉伯数字从“1”开始依次逐页标注。

4.1.2  页号编写位置：单面书写的文件编在右下角；双面书写的文件，正面在右下角，背面在左下角。图纸的页号编写在右下角或右上方。

4.1.3  卷内目录、卷内备考表不编页号，各卷之间不连续编页号。

4.2  卷内目录的编制（见图表1）

案卷内文件目录是卷内每一份文字材料或每一张图样的明细表。卷内目录包含以下内容：

4.2.1  序号：应用阿拉伯数字从“1”起依次标注卷内文件的顺序。

4.2.2  文件编号：填写发文文号或图样的图号，或设备、项目代号。其中，发文字号由机关代字、年份和序号组成。

4.2.3  责任者：填写文件形成部门或主要责任者。如原材料出厂证明责任者应写厂家；开工报告如有施工、监理单位双方签字、盖章的，责任者就应体现施工、监理单位名称。若名称过长则填写通用简称，并在卷内目录外框下方注明简称的全称。

4.2.4  文件题名：填写文件标题的全称。书写格式要求每一条目第一行空两格起书写，第二行起顶格书写。归档外文资料其题名应译成中文。文件没有标题或标题不规范的，应根据文件内容重新拟定或补充，并外加“[  ]”。

4.2.5日期：填写文件形成日期的年、月、日，如2000年1月3日格式写为“20000103”。如果1个序号内的科技文件材料有两个以上形成日期，则应填写起止日期，如2000年5月13日至2000年6月20日格式写为“20000513~20000620”。

4.2.6页号：填写每份文件首页上标注的页号，最后一份文件需标明起止页号。

4.2.7备注（需要时填写）

4.3  卷内备考表的编制（见图表2）

备考表是用记载和说明归档前和归档后案卷内文件基本情况和变化情况的一种工具。

    4.3.1  卷内备考表要标明卷内文件的件数、页数，不同载体文件的数量以及在组卷和案卷使用过程需要说明的问题。

4.3.2  立卷人：应由责任立卷人签名。

4.3.3  立卷日期：应填写完成立卷的日期。

4.3.4  检查人：应由案卷质量审核者签名。

4.3.5  检查日期：应填写审核的日期。

4.3.6  互见号：应填写反映同一内容而形式不同载体，并另行保管的档案保管单位的档号，档号后应注明其载体形式，并用括号括起。

4.4  案卷装订

4.4.1  案卷采用整卷装订、不装订（房建图纸可不装订）等形式。

4.4.2  案卷装订采用三孔一线方法（孔距8CM），案卷底边和装订边要整齐。

4.4.3  案卷内不同幅面文件材料要折叠统一幅面,破损的要先修复，然后再装订。幅面一般采用统一标准A4或A3纸规格，不足A4或A3应用A4或A3纸张裱背；图样折叠时标题栏露在右下角。

4.4.4  案卷内不允许有金属物。

4.4.5  不装订的案卷，应在每份文件首页的右上方加盖档号章（见图表），文件要按目录编排次序排列。

图表

档号章式样

         35mm        15mm

4.4.6  案卷要整齐美观，整卷装订或单份文件装订的案卷，装订时，装订边和下边取齐。

4.4.7  底图既不能装订，也不能折叠。整理时可把同一项目的底图按目录顺序排列，装入大牛皮纸袋中平放或卷成筒装入硬纸筒，放同一项目的底图柜中保存。为方便查找，每个项目应以张为单位编底图目录，编制内容包括：序号、归档时间、底图名称、幅面张数、编制单位、编制日期、备注。

4.5  案卷封面和脊背的编制（见图表3、4）

4.5.1  案卷题名：又称案卷标题，是案卷内文件的综合名称。拟写案卷题名的要求是：

第一：结构完整。案卷题名在结构上一般由三部分组成：一是项目名称，即案卷内文件所属工程或设备的名称（如福泉高速公路福州段乌龙江特大桥）；二是案卷内文件的内容特征，如工程设计某设计阶段特征（如初步设计）或某专业特征；三是文件名称特征，如图样、说明书、计算书、实验记录、成果报告等。即：案卷题名=项目名称+内容特征+文件名称。例：福泉高速公路福州段乌龙江特大桥初步设计说明书

第二：内容确切。拟写案卷题名，既要完整地揭示案卷的内容和成份，又要文字简练，表达准确，不可繁杂冗长。案卷题名的字数以不超过50字为宜。归档外文资料的题名及主要内容应译成中文。

第三：符合规范。拟写案卷题名，项目名称应与批准的原立项、设计（包括代号）相符，项目名称一般用全称，名称太长的，可用通用的简称。如“泉州——厦门高速公路”可简称为“泉厦高速公路”。同时还应注意合乎语法，正确使用标点符号，使人看了不致产生误解。

4.5.2  立卷单位：填写文件材料组卷的单位名称。

4.5.3  起止日期：填写卷内文件形成的起止日期。

4.5.4  保管期限：应依据《福建省高速公路建设项目文件材料归档范围及保管期限》填写。

4.5.5  密级：应依据保密规定填写卷内文件材料的最高密级。

4.5.6  档号：依据建设单位提供的工程档案分类编号方案，填写档案的项目代号、分类号和案卷流水号。

4.5.7  案卷脊背：填写保管期限、档号和案卷题名。保管期限和档号要横写，从左往右；案卷题名要竖写，从右往左，右边第一列空两个字起书写。

4.6案卷目录（科技档案分类目录）的编制：包括序号（一本目录编一个流水序号）、档号、案卷题名、立卷单位、文件起止日期、份数、页数、密级、保管期限、变更情况、备注等，格式要求用A4纸横向排列。

科技档案分类目录

类别：

4.7卷盒、卷内封皮、卷内目录和备考表的规格及其制成材料

4.7.1案卷应用卷内封皮装订后，装入卷盒。

4.7.2《根据科学技术档案案卷构成的一般要求》，卷盒的外表面规格为：305mm×220 mm，厚度有10、20、30、40、50、60mm六种规格；卷内封皮、卷内目录、备考表的尺寸为297 mm×210 mm。

4.7.3卷盒、卷内封皮宜采用牛皮纸板双裱，或黄板纸制作，外裱牛皮纸，应使用无酸纸。

4.7.4卷内目录、卷内备考表宜采用70g/m2以上白色书写纸制作。